Business Intelligence (BI) wird aktuell als Must-have für datengetriebene Analysen und Entscheidungen gehandelt. Während immer mehr Unternehmen in neue (BI-) Systeme investieren, verlassen sich andere auf die bewährten Funktionen ihres ERP-Systems, zum Beispiel SAP MM. Daher stellt sich die Frage: Brauche ich wirklich ein eigenes BI-System, wenn ich SAP bereits gut nutze? Wo liegen die Grenzen von SAP und wann lohnt sich die Ergänzung durch ein BI-System?

1. Datenanalyse und Reporting

Ein ERP-System ist primär auf die operative Prozessabwicklung und Dokumentation ausgelegt und dient als transaktionales System, indem Daten generiert, verarbeitet und gespeichert werden. Es bietet integrierte Berichte, die direkt auf den operativen Daten basieren, wie z. B. Einkaufsvolumen je Lieferant oder Bestandsberichte. Benutzer:innen können einfache, realzeitbasierte Analysen direkt in Modulen wie MM (Material Management) oder FI (Finanzwesen) durchführen. Die Analysekapazitäten sind jedoch begrenzt, da das ERP-System nicht dafür ausgelegt ist, sämtliche mögliche Objekte individuell zu kombinieren, sondern vorgefertigte Standardauswertungen zur Verfügung zu stellen.

BI-Tools gehen über den operativen Fokus hinaus und ermöglichen Einblicke, die für strategische Planung und tiefere Analysen unerlässlich sind. Sie erlauben eine Analyse über mehrere Dimensionen, wie Lieferanten, Warengruppen oder Material und mehrere Fakten, wie Bestellung, Rechnung und Materialbewegung hinweg.  Ein entscheidender Vorteil von BI liegt auch darin, große Ausschnitte – etwa das Gesamtvolumen über mehrere Jahre – zu analysieren und gleichzeitig nahtlos zwischen unterschiedlichen Detailebenen zu wechseln: Vom Überblick bis hin zum einzelnen Geschäftsfall und zurück. Ergänzend bieten interaktive Dashboards die Möglichkeit, Analysen durch eigene bevorzugte visuelle Darstellungen (z.B. Heatmaps, Zeitreihen) zu unterstützen, wodurch komplexe Zusammenhänge auf einen Blick verständlich und leichter kommunizierbar werden. Diese Visualisierungen erleichtern nicht nur die Interpretation der Daten, sondern ermöglichen es den Nutzer:innen auch, durch Filter- und Drill-Down-Funktionen flexibel in die Details einzutauchen und spezifische Fragestellungen zu beantworten.

Typische Verwendung:

SAP: Objekte erstellen und bearbeiten

BI: Analysieren und Auswerten von Daten

2. Integration von Datenquellen

ERP-Software wie SAP kann systeminterne Daten zentral verwalten und bereitstellen, sei es zu Lagerbeständen, Produktionszahlen oder Finanzkennzahlen. Doch oft reicht es nicht aus, nur (system-) interne Daten zu analysieren. Für einen entscheidenden Erkenntnisgewinn müssen Daten angereichert werden – dazu werden externe Informationen benötigt. Die Integration mit externen Datenquellen – wie beispielsweise einem Katalogsystem, Benchmarks oder Klassifikationstabellen – wenn sie überhaupt möglich ist, erfordert zusätzliche Schnittstellen, Tools und Entwicklungsaufwand. Auch wenn ein Unternehmen mehrere SAP-Systeme oder Mandanten betreibt, ist das Zusammenspiel und die Schnittstellenpflege viel aufwendiger als mit einem einzigen System.

BI-Tools erlauben es, sehr intuitiv und einfach, Daten aus verschiedenen Quellen – von CRM-Daten und Marktinformationen bis hin zu Excel-Tabellen oder Cloud-Services – zu kombinieren und in einer einzigen Analyseplattform zusammenzuführen. Dadurch wird eine vernetzte Betrachtung der Daten und ein weit umfangreicherer Erkenntnisgewinn möglich. Konkrete Anwendungsfälle hierfür sind beispielsweise:

  • Lieferantenbewertung: Einkaufsdaten aus SAP können mit externen Lieferanten-Scoring-Tools kombiniert werden, um die Lieferanten multidimensional zu analysieren
  • Marktanalysen/Preisanalysen: Interne Einkaufspreise lassen sich mit externen Marktpreisen oder Indizes ergänzen, um Preisentwicklungen zu benchmarken und so Aufschluss auf die eigene Performance zu gewinnen

3. Nutzung und benötigte Kenntnisse

Oft werden ERP-Systeme wie SAP als komplexe Systeme wahrgenommen, welche primär von IT-Teams und spezialisierten Fachkräften benutzt und insbesondere angepasst oder weiterentwickelt werden. als komplexe Systeme wahrgenommen, welche primär von IT-Teams und spezialisierten Fachkräften benutzt und insbesondere angepasst oder weiterentwickelt werden. Moderne BI-Tool sind hingegen deutlich intuitiver gestaltet und bieten oft eine höhere Benutzerfreundlichkeit als SAP.

Mit ihren intuitiven Benutzeroberflächen, Drag-and-Drop-Funktionen und vorgefertigten Templates erleichtern BI-Tools auch Nutzer:innen ohne tiefgehende IT-Kenntnisse die schnelle und unkomplizierte Erstellung von Analysen. Gleichzeitig bieten sie Fachkräften leistungsstarke Funktionen für detaillierte und präzise Analysen. Dadurch können sowohl Einsteiger:in als auch Expert:innen von denselben Tools profitieren, sei es durch das Erstellen einfacher Dashboards oder komplexer Visualisierungen und Berichte.

Fazit:

Die Ergänzung guter ERP-Systeme wie SAP um moderne BI-Tools erhöht die Qualität, Aussagekraft, Anmutung und Flexibilität von Analysen, wodurch strategische Arbeit erst möglich oder jedenfalls wirksamer und effizienter wird. Die ERP-Module von SAP sind primär operative Arbeitssysteme, die Kernprozesse wie Einkauf, Produktion oder Finanzwesen in Echtzeit verwalten. Die immer besseren und attraktiveren Analysemöglichkeiten unterstützen die operative Prozessteuerung dabei immer besser und bieten auch rudimentäre BI-Funktionalität. Dezidierte BI-Tools ergänzen diese operative Funktionalität für die strategische Arbeit, da sie eine breitere Auswahl an Daten und flexiblere Gestaltungen der Auswertung ermöglichen. Sie sprechen zudem einen erweiterten Benutzerkreis an und erlauben die Betrachtung übergreifender Dimensionen. Diese Flexibilität und Übersichtlichkeit sind mit einem klassischen ERP-System allein in dieser Form kaum zu erreichen und machen BI-Tools zur unverzichtbaren Ergänzung, um wertstiftender nutzbar zu machen.