Das Lieferkettengesetz – was bedeutet das für unser Unternehmen?


Teil 4 von 7: Welche Art der Dokumentation wird gefordert?

Bevor wir uns mit der Verantwortung im Unternehmen – dem „Kümmerer – und“ den Anknüpfungspunkten beschäftigen, sei noch das Thema Dokumentation beleuchtet, dem wie bei jedem Managementsystem große Bedeutung zukommt.

Das deutsche Bundesgesetzblatt fordert:

  • Die Erfüllung der Sorgfaltspflichten ist unternehmensintern fortlaufend zu dokumentieren und 7 Jahre ab der Erstellung aufzubewahren
  • Das Unternehmen hat jährlich einen Bericht über die Erfüllung der Sorgfaltspflichten zu erstellen und auf der Internetseite zu veröffentlichen

Das bedeutet nicht nur die Dokumentation, die für die Berichtpflicht und die Kommunikation erforderlich ist, sondern auch die Dokumentation zur Herangehensweise an die Behandlung der Thematik des Lieferkettengesetzes und sämtliche Schritte, die dafür gesetzt werden, ist wesentlich.

Je eher mit der Dokumentation begonnen wird – und das beginnt bereits mit dem Besuch von Veranstaltungen oder Teilnahme von Webinaren – desto besser. Wesentlich ist jedenfalls spätestens bei der Erarbeitung der Herangehensweise, beispielsweise Clusterung von Lieferanten und Merkmale zur Clusterung oder Auswahl von Softwareunterstützung mit der Dokumentation zu beginnen.

Teil 5 von 7: Wer im Unternehmen sollte sich um das LkSG kümmern?

Üblicherweise wird der Einkauf, die Compliance Abteilung oder eine Stabstelle mit der Initiative zur Bearbeitung des Themas Lieferkettengesetz betraut:

  • Der Einkauf, da hier die Schnittstelle zu Lieferanten gemanagt wird,
  • die Compliance Abteilung oder
  • Stabstellen, da dem Verhalten der Mitarbeiter des eigenen Unternehmens große Bedeutung zukommt.

Aus den inhaltlichen Anforderungen ist klar ersichtlich, dass das Lieferkettengesetz das gesamte Unternehmen betrifft. Neben Einkauf und Compliance werden ua. Kommunikation mit einer Informationskampagne, HR mit der Schulung von Mitarbeitern oder F&E im Falle fehlender Beschaffungsalternativen zu kritischen Lieferanten involviert. Die Initiative, welche mit Projektcharakter beginnt, muss daher als ganzheitliche und nachhaltige Unternehmensaufgabe betrachtet werden.

Langfristiges Ziel muss es sein, die Routinen zur Erfüllung der Sorgfaltspflichten in das Unternehmen zu integrieren. Dabei sind alle Mitarbeiter zu involvieren und zu entwickeln.

In der ersten Phase ist es wesentlich das Setup mit der Bildung eines cross-funktionalen Teams zu beginnen. Zusätzlich wichtige Erfolgsfaktoren sind:

  • Auswahl eines/-r Themenverantwortlichen
  • Erhebung des Status-Quo an Vorarbeiten
  • Erhebung von Anforderungen und Kundenbedarfen
  • etc.

In der Natur der Sache liegt, dass die Unterstützung der Geschäftsleitung gewährleistet sein sollte.

Teil 6 von 7: Wo kann angeknüpft werden?

In den meisten Unternehmen finden sich Anknüpfungspunkte, welche als Bausteine genutzt bzw. welche mit Erweiterungen gut zur Abdeckung der Aspekte des Lieferkettengesetzes herangezogen werden können.

Hier sind Möglichkeiten herausgegriffen, wo Themen der Sorgfaltspflichten bei vielen Unternehmen schon in der Vergangenheit bis zu einem gewissen Grad behandelt wurden und fortlaufend Beachtung finden.

  • ISO 9001:2015 beinhaltet das Setzen von Maßnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen. Zertifizierte Unternehmen können damit bereits einen guten Ansatz haben. Möglicherweise werden nicht explizit menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken beleuchtet, jedoch sind Prozesse, Verantwortliche und der generelle Umgang mit der Thematik bereits im Unternehmen etabliert und bilden einen guten Ausgangspunkt zur Erweiterung. Damit kann ein guter Zugang sowohl für die Verankerung von Präventionsmaßnahmen als auch Ergreifen von Abhilfemaßnahmen bestehen.
  • Ein Code of Conduct bietet eine gute Basis für die Abgabe der Grundsatzerklärung.
  • Ein etablierter ESG-Strategieprozess (ESG = Environmental, Social and Governance), ESG-Berichterstattung oder CSR-Berichterstattung (CSR = Corporate Social Responsibility) beinhalten eine Reihe von Themen, die auch das Lieferkettengesetz fordert und können somit einen wesentlichen Baustein darstellen.

Teil 7 von 7: Worauf ist zu achten?

Nachdem den berichtspflichtigen deutschen Unternehmen deutliche Bußgelder bis zu 2% vom Umsatz drohen, ist zu erwarten, dass diese Unternehmen das Risiko an ihre unmittelbaren Lieferanten weitergeben.

  • Pönalen aus möglichen Strafen für Kunden
  • Imageschäden durch Medienbericht u.ä.
  • Kundenverlust bzw. Nachteile bei Ausschreibungen oder potenziell neuen Kunden
  • etc.

gilt es mit der Integration der Aspekte aus dem Lieferkettengesetz im eigenen Unternehmen und seiner Lieferkette zu vermeiden.

Ein erprobter Ansatz für den ersten Schritt bei derartigen Transformationen ist die Erstellung einer Roadmap unter Berücksichtigungen der Anforderungen relevanter deutscher Kunden und den Maßgaben des Bundesgesetzblattes und den Blick in die Zukunft auf das zu erwartende nationale Gesetz zufolge der EU Richtlinie. Damit wird eine gute Orientierung und ein Leitfaden erzeugt, mit:

  • Erhebung der Ist-Situation und der Bedarfe
  • Lieferantenklassifizierung
  • Priorisierung und Abhängigkeiten von Arbeitspakten
  • Verantwortlichkeiten und Timeline