Der Schlüssel zur nachhaltigen Implementierung von BI Tools in Einkauf und Supply Chain

In der Theorie wäre es einfach: eine BI-Lösung („Business Intelligence“) in Einkauf und Supply Chain ist dem Ziel gewidmet, systematisch Transparenz über Bedarfe, Mengen, Preise, Lieferantenbeziehungen und Prozesse standort- und abteilungsübergreifend herzustellen. Ein individuelles und dennoch automatisiertes BI-Tool sollte manuelle Prozesse für die Datensammlung, -analyse und -eingabe ersetzen. Dadurch sollten sich Durchlaufzeiten reduzieren sowie geringere Kosten und Preise ergeben oder bestimmte Informationen überhaupt erst darstellbar werden.

Dieser Mehrwert für Unternehmen, der sich aus der Nutzung von BI-Tools ergibt, wurde bereits in unserem ersten BI-Artikel thematisiert. Eine Herausforderung, vor der viele Unternehmen jedoch stehen, ist die nachhaltige Implementierung der BI-Tools. Fragen, die aufkommen, sind beispielsweise „Wie erreiche ich messbaren Mehrwert durch ein BI-Tool (und stelle diesen dar)?“ oder „Wie überzeuge ich mein Team, mit dem neuen Tool zu arbeiten?“. Dieser Artikel beschäftigt sich daher mit genau solchen Herausforderungen und zeigt Möglichkeiten auf, wie die Umsetzung erleichtert werden kann.

Hürden in der praktischen Umsetzung von Projekten und Nutzung neuer Tools sind keine Sonderfälle in BI-Projekten, sondern klassische Herausforderungen im (Projekt-)Management. Im BME-Barometer „Elektronische Beschaffung“ stimmen die meisten Befragten der Aussage zu, dass datenbasierte Analysen grundsätzlich geeignet sind, fundierten Entscheidungen zu treffen, die in weiterer Folge zu einer prozessualen Optimierung (z.B. Effizienzsteigerung durch Automatisierung) im Supply Chain Management führen. In krassem Gegensatz dazu steht das Nutzungsverhalten: je nach Anwendungsfall werden bestehende BI-Tools von Unternehmen nur in einer verschwindend kleinen Zahl aktiv genutzt. Die Nutzungsraten sind bei kleinen und mittelständischen Unternehmen tendenziell noch geringer.

Auch BI und seine praktische Anwendung benötigen eine Strategie, die sich mit Technologie, Menschen und Prozessen auseinandersetzt.

Boris Blazej, Supply Chain Partners

Woran scheitern die Implementierung und Nutzung von BI-Tools?

In Studien und unseren Beobachtungen zeigen sich immer wieder ähnliche Herausforderungen bei der Etablierung von BI-Tools in Einkauf und Supply Chain – diese teilen sich letztlich auf drei Domänen auf: Technologie, Mensch und Prozess. Diese drei Domänen sind die Eckpfeiler eines jeden Unternehmens oder Projekts und die Hebel zur erfolgreichen Umsetzung eines Vorhabens. Somit sind entlang dieser drei Domänen auch Fehler und Probleme zu suchen und proaktiv zu bedenken, um einen guten Plan aufzusetzen. Letztlich benötigen auch BI und seine praktische Anwendung eine Strategie, die sich mit diesen drei Domänen auseinandersetzt. Vorab investierter Aufwand – eine gute Planung – wird sich auch in diesem Fall immer lohnen.

Technologie Mensch Prozess
1. Schlechte interne Datentransparenz, weil Datenstrukturen „historisch gewachsen“ sind

2. Schlechte Systemeinstellungen, sodass die Nutzung des BI-Tools keine Erleichterung bringt

3. Fehlende Automatisierung, wodurch zusätzlicher Aufwand resultiert

1. Fehlende Schulung und Einführung des Tools zur Integration in den Arbeitsalltag

2. Mangelnde Anpassung an Bedürfnisse von Endnutzern, mit dem Ziel operative Arbeiten zu erleichtern

3. Fehlendes Wissen von Strukturen, Verfügbarkeit und Einschränkungen der vorhandenen Daten

1. Kaum vorhandene Standards im Umgang mit Daten und ERP-Nutzung

2. Fehlende Routinen einer intensiven Auseinandersetzung mit den BI-Tools

3. Fehlende Klassifizierung bzw. Anreicherung der Daten aus den ERP Systemen, wodurch diese nicht weiter verarbeitbar und weniger aussagekräftig sind

Platzhalter

Wie kann eine nachhaltige Implementierung umgesetzt werden?

Bei der nachhaltigen Implementierung eines BI Tools bedarf es somit einer BI-Strategie mit entsprechenden Überlegungen zu den drei Domänen Technologie, Mensch und Prozess, um die typischen Herausforderungen zu meistern. Aus unserer täglichen Arbeit mit Kunden und Lösungsanbietern haben wir dafür folgende „Best Practices“ bei der Einführung und effektiven Nutzung von BI-Tools entwickelt:

Technologie

Schlüsselfaktor in Bezug auf die technologischen Hürden einer BI-Implementierung ist jedenfalls ein breiter Datenzugang, und die Anbindung aller für das Business potenziell relevanten Datenquellen.

Der Datenzugang sollte nach einem geeigneten Rechtesystem (Achtung bspw. auf die DSGVO!) erfolgen, um Entscheidungsträger aller Unternehmensfunktionen mit aktuellen, relevanten und vor allem konsistenten Informationen zu versorgen. Dies ermöglicht in weiterer Folge eine zuverlässige Grundlage, um das individuelle Vorgehen aufeinander abzustimmen. Bei der Anbindung aller für das Business relevanten Datenquellen ist ein undogmatischer Ansatz im Sinne von Effektivität und Effizienz anzustreben, d.h. in der Praxis oft zunächst ein Excel-Sheet statt Anpassungen der Arbeitssysteme, um schnell handlungsfähig zu sein, jedoch schrittweise eine konsequente Harmonisierung sämtlicher Datenquellen und die Automatisierung der Anbindung.

Mensch

Neben dem Datenzugang sollten aber auch Aufbau und Einsatz von Datenkompetenz („Good Data Practice“) unter den betroffenen Mitarbeitern eine hohe Priorität haben, um langfristig maximalen Mehrwert zu erzielen. Unter Datenkompetenz verstehen wir das Erlernen von Werkzeugen (beginnt praktisch immer in Excel), eine regelmäßige Auseinandersetzung aber auch Weiterentwicklung der Datenmodelle und wiederholte Datenvalidierung, um einen agilen Einsatz der BI-Lösung zu ermöglichen.

Prozess

Letztlich sollte auch eine „BI-Governance“ bestehend aus Prozessen, Richtlinien, Templates und Dokumentationswerken aufgesetzt werden, um Institutionalisierung zu erreichen, und Mehraufwände durch Fehler (die dem Aufbau von Datenkompetenz zunächst sogar dienlich sein können) sukzessive zu eliminieren.

Um der sich ständig verändernden Situation von Unternehmen Rechnung zu tragen, ist ein agiler Entwicklungsprozess, welcher über einen einmaligen Projektcharakter hinausgeht, auch für das BI-Tool zu empfehlen. Dazu sollte vorab die Mannschaft für den laufenden Betrieb („BI Operation Model“) festgelegt werden, um bei Problemen und Rückfragen sowie sich ändernden Datenquellen eine rasche Lösung sicherzustellen. Ein weiterer wichtiger Aspekt auf menschlicher Ebene der BI-Implementierung ist die funktionsübergreifende Nutzung des Tools – d.h. Einkauf, Bedarfsträger, Top-Management, Controlling und Finanz aber auch IT – jeweils im passenden Format und Kanal.

BI sollte vielmehr als Aufbau neuer Fähigkeiten verstanden werden und durch einen strategischeren Arbeitszugang adaptive, wiederverwendbare Analysen ermöglichen

Stefanie Krowinnus, Supply Chain Partners

Zusammenfassend lässt sich sagen: ein Erfolgsfaktor für die wertsteigernde Implementierung eines BI-Tools ist die Vermeidung eines „Single Purpose”-Designs, sprich eines Einmalaufwands für eine erste unmittelbare Problem- oder Fragestellung. BI sollte vielmehr als Aufbau neuer Fähigkeiten verstanden werden und durch einen strategischeren Arbeitszugang adaptive, wiederverwendbare Analysen ermöglichen und so Antworten auf wiederkehrende oder ähnliche, künftige Fragestellungen liefern.

Ein optimales BI-Tool, das …

  • …mit dem Blick auf messbaren Mehrwert geplant, …
  • … effizient aufgesetzt, …
  • … gut dokumentiert und geschult wurde, sowie …
  • … konsequent zur Messung und Steuerung unternehmensinterner Prozesse genutzt wird, …

wird mittelfristig fast zwangsläufig Wertsteigerung liefern. So auf den Weg gebracht wird BI jedem Unternehmen helfen, sich weiterzuentwickeln, strategischer zu arbeiten und laufend faktenbasierte Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Die Ermittlung und Verfolgung kritischer Leistungskennzahlen der Supply Chain und die Möglichkeit, schnell und unkompliziert präzise Hintergrundinformationen zu diesen Kennzahlen zu erhalten, hilft Ihnen als Experte oder Führungskraft gleichermaßen Initiativen erfolgreich umzusetzen und die richtigen Prioritäten zu setzen.