Strategisches Arbeiten: Mehrwert oder doch nur Mehrarbeit?

Der Begriff Strategie stammt aus dem altgriechischen und hat seinen Ursprung in der militärischen Kriegskunst. In den vergangenen Jahrzehnten hat der Begriff immer mehr Bedeutung in der Wirtschaftswelt erlangt. Da wie dort zielt Strategie darauf ab, mittel- bis langfristige Ziele zu erreichen. Heutzutage gibt es kaum noch Unternehmen (ab einer gewissen Größe), welches keine Unternehmensstrategie definiert hat. Die Unternehmensstrategie gibt die Vorgehensweise des Unternehmens zur proaktiven Entwicklung vor, damit nicht nur auf Einflüsse reagiert wird, sondern aktiv Handlungen gesetzt werden. Strategisches Arbeiten in Unternehmen wird manchmal als reine Führungsaufgabe missverstanden. Tatsächlich sollte jede Unternehmensfunktion – Einkauf, Produktion, Verkauf, IT, HR, … – strategisches Arbeiten forcieren, um Unternehmen zu verbessern und die Entwicklung mitzubestimmen. Eine wichtige Voraussetzung für wertstiftendes strategisches Arbeiten ist, zu verstehen, was das im Detail bedeutet, was im Gegensatz dazu operatives Arbeiten ist und wie strategisches Arbeiten organisiert wird, damit Veränderung und Gestaltung hin zum Positiven gelingen kann.

Was ist operatives Arbeiten?

Ein anschauliches Synonym für operatives Arbeiten ist „Arbeiten IM System“, d.h. den vorgegebenen und geschulten Abläufen zu folgen. Die zentrale Frage dabei: ist das alleine schon wertschöpfend? Klar ist, ohne die vielen kleinen und großen operativen Handgriffe in der Produktion, im Vertrieb, im Einkauf, der Buchhaltung und weiteren Unternehmensbereichen gibt es kein Produkt, keinen Umsatz und keinen Gewinn. Diese Handgriffe können besser oder schlechter erbracht werden, beispielsweise zügig, fehlerlos, ohne Verschwendung oder aber umständlich, ohne Routine und ständig gefährdet, Fehler und Mehraufwand zu provozieren. Somit kann hier definitiv viel Wert vernichtet werden, aber besser als perfekt (nach geltenden Regeln) wird es nicht werden.

Was ist strategisches Arbeiten?

Wenn also nicht hin und wieder jemand aus dem System heraustritt und kritisch darauf blickt, werden wesentliche Veränderungen hin zu einem noch besseren Ergebnis ausbleiben. Genau das, „Arbeiten AM System“, wird als strategisches Arbeiten bezeichnet. Das Ziel ist hierbei, Verbesserungsmöglichkeiten zu finden und die aktuellen Rahmenbedingungen dahingehend zu verändern. Dafür braucht es ein umfassendes Verständnis für das Zusammenwirken der einzelnen Funktionen und Personen im Unternehmen und klare Ziele: ist gerade jetzt Wachstum sinnvoll und erstrebenswert oder eher Kostensenkung? Müssen wir auf die Qualität achten oder fehlt es an Geschwindigkeit? Suchen wir die nächsten Kunden oder die passenden Produkt für sie?

Strategisches Arbeiten ist komplex, muss gelernt und kontinuierlich verbessert werden. Als Hilfsmittel dazu dienen das regelmäßige Hinterfragen von Ideen, Austausch und Feedback-Schleifen mit Vorgesetzten oder Kollegen, das Aufbrechen von Routinen oder die Visualisierung von Zielen und den eigenen Ideen – zum Beispiel als Plot an der Wand oder am Desktop-Hintergrund. Wichtig ist auch, jede Gelegenheit zu nützen, die neues Wissen und neue Ideen bringen kann: Bücher lesen, mit kundigen Personen sprechen, beobachten, Daten analysieren, usw.

Operativ vs. strategisch

Prozesse, welche greifbar und quantifizierbar einen physischen oder nicht physischen Output generieren, werden als operatives Arbeiten beschrieben. Anders ausgedrückt ist operatives Arbeiten die tägliche Arbeit, welche ausgeführt wird, damit ein Unternehmen läuft und seine Kernaufgaben erfüllt. Prozesse, welche die Struktur des Unternehmens, die Funktionsweise, die Regeln und Systeme verändern, werden als strategisches Arbeiten beschrieben. Sie stellen sicher, dass ein Unternehmen auf externe Einflüsse richtig reagiert, somit wettbewerbsfähig bleibt und im Idealfall selbst neue Akzente auf den Märkten setzen kann.

Nicht Jede:r ist sowohl für operatives als auch strategisches Arbeiten geeignet und zu begeistern. Operative Tätigkeiten können einerseits als stabil und befriedigend, andererseits als langweilig und monoton wahrgenommen werden. Strategisches Arbeiten kann mit dem Anspruch zu gestalten, Begeisterung und Spannung auslösen, oder aber Unsicherheit, Frustration und Überforderung. Die Aufteilung von operativer und strategischer Arbeit sollte also auf den Talenten, Fähigkeiten und Präferenzen der jeweiligen Mitarbeiter:innen basieren.

Strategische Planung und strategisches Management

Auch strategisches Arbeiten benötigt eine Struktur (oder Regeln), damit nicht beliebige Veränderungen von beliebigen Personen im Unternehmen vorgenommen werden. Die anerkannte Struktur dafür sind mehrjährige Strategiezyklen. In diesen Zyklen wechseln sich Phasen der strategischen Planung und Phasen der Umsetzung des Plans – das strategische Management – ab.

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Strategische Planung bezeichnet die Er- und Ausarbeitung einer Strategie. Dazu zählen nach einer ausführlichen Analyse üblicherweise eine Vision, eine Mission, Ziele und ein konkreter Maßnahmenplan. Es soll damit die Entwicklungsrichtung für die kommenden Jahre vorgegeben werden. Der Planungshorizont beträgt meistens drei bis fünf Jahre. Üblicherweise erarbeitet die Unternehmensleitung eine Strategie für das Gesamtunternehmen – man könnte sagen, die „Mutter“ der Strategien. Das ist jedoch nicht zwangsläufige die einzige Ebene, auf der so ein Plan erarbeitet werden kann und muss. Im Gegenteil: für die einzelnen Mitarbeiter:innen kann die Unternehmensstrategie oft als abstrakt, abgehoben und wenig relevant für die eigene Tätigkeit wahrgenommen werden. Daher hat es sich als gute Praxis etabliert, dass auch die zentralen Geschäftsbereiche, beispielsweise einzelne Business Units oder zentrale Funktionen wie Einkauf, Verkauf, Produktion, Logistik, HR, etc. eine eigene Strategie formulieren. Diese hat die Funktion eines Bindegliedes: sie macht konkreter, wie der einzelne Geschäftsbereich der Unternehmensstrategie dienen und zuarbeiten möchte und ist oft viel konkreter und verständlicher für die Mitarbeiter:innen dieses Bereichs.

Das strategische Management hat die Aufgabe, die Unternehmensstrategie und die Ziele, welche in der strategischen Planung ausgearbeitet wurden, mit den definierten Maßnahmen und Hilfsmitteln im Unternehmen umzusetzen. Analoges gilt für die einzelnen Geschäftsbereiche: alle Handlungen und Aktionen sollen dabei im Einklang mit der Bereichs- und letztlich auch der Unternehmensstrategie stehen. Der Aufbau der internen Organisationsstruktur ist somit genauso Teil des strategischen Managements, wie die Gestaltung der innerbetrieblichen Prozesse und Abläufe. Alle Prozesse sollen so geplant und umgesetzt werden, dass sie den maximalen Output zur vorgegeben Zielerreichung generieren. Ein zentrales Element des strategischen Managements ist immer auch die Einbindung und Führung der Mitarbeiter:innen: zuhören, erklären, motivieren, unterstützen – das leistet gutes strategisches Management. Gutes strategisches Management macht einen wichtigen Unterschied zwischen einer erfolgreichen und einer nicht erfolgreichen Strategie aus.

Unternehmenserfolg als gemeinsames Ziel

Jeder der hier genannten Begriffe beeinflusst in gewisser Art und Weise die Prozesse und Abläufe im Unternehmen. Vor allem bei Prozessen, die häufig nach einem ähnlichen Muster ablaufen, können kleine Veränderungen einen großen Mehrwert erbringen. Einkaufs- und Logistikprozesse sind geradezu prädestiniert für strategische Bearbeitung und kontinuierliche Optimierung.

Zusammengefasst kann man sagen, dass strategisches Arbeiten für erfolgreiche Unternehmen kaum wegzudenken ist. Es trägt essenziell zu der positiven Entwicklung von Unternehmen bei, schafft neue Entwicklungen, setzt Trends und schreibt Erfolgsgeschichten. Das gelingt umso besser, je mehr Zeit und Ressourcen dafür von der Führungsetage eingeräumt und daher entsprechend Mitarbeiter:innen eingesetzt werden. Welche Mitarbeiter:innen dafür mehr oder weniger geeignet sind, hängt von den individuellen Talenten und Präferenzen ab und vom gezielten Einsatz durch die Führungskräfte des Unternehmens. Spätestens bei der Umsetzung der Strategie sind aber jedenfalls alle Mitarbeiter:innen eines Unternehmen in gewisser Art betroffen, beteiligt und gefordert.