Nachdem wir uns in den letzten zwei Artikeln mit der Wichtigkeit des Transportsystems zur Optimierung der Kosten beschäftigten und die Dimensionierung ebenjenes Systems erläutert hatten, kommen wir nun zur Unerlässlichkeit der Transparenz. Sobald ein System ausgewählt ist, muss es transparent geführt werden, um sinnvoll und wertsteigernd eingesetzt werden zu können.

Um die Kostensituation aber auch die Performance in der Transportlogistik  gut bewerten, steuern und die richtigen Optimierungsmaßnahmen setzen zu können, ist eine solide Grundlage mit Zahlen, Daten und Fakten erforderlich.

Üblicherweise findet man Kennzahlen für den Transport wie anteilige Kosten am Umsatz oder Kosten pro Tonne, die besonders auf Managementebene wesentliche Bestandteile darstellen.

Weitere Detaillierungen und Entwicklungen der sogenannten Vorsteuergrößen sind in den Bereichen, zur aktiven Steuerung notwendig. Diese Kennzahlen stellen einen guten Einstieg zur Analyse der Transportsituation, der Überwachung von Veränderungsmaßnahmen und dem Monitoring im laufenden Betrieb dar.

Visualisierungen sind der Schlüssel zum Verständnis

Dashboards helfen Übersicht zu geben, um in wenigen Augenblicken die Entwicklung und Trends zu erfassen und auf Abweichungen aufmerksam zu werden. Die Grundlage der Informationen bilden Kostentreiber und erfolgskritischen Faktoren. Letztendlich bietet dieses Maß an Transparenz eine solide Entscheidungsgrundlage, um beispielsweise die anteiligen Transportkosten am Umsatz aktiv und gezielt beeinflussen zu können.

Klarerweise sind die relevanten Vorsteuergrößen im Transport für den Eigenfuhrpark völlig andere als bei der Inanspruchnahme von Dienstleistern.

Bei der Vergabe des Transports an Dienstleister ist die Grundlage eine vollständige Erfassung und Darstellung aller Leistungen, die erbracht werden. Das ist vor allem für die Gegenüberstellung der Kosten zu den Leistungen erforderlich, zur Rechnungskontrolle oder einem Gutschriftensystem. Zusätzlich dazu, werden diese Informationen, gemeinsam mit der Zuordnung der Kosten für regelmäßige Ausschreibungen benötigt, die ebenfalls Bestandteil eines guten Transportmanagements sind.

Beim Eigenfuhrpark gilt es einerseits Messgrößen transparent zu machen, die einen Vergleich zu Leistungen von Speditionen erlauben und anderseits die Performance der eigenen Leistung im Blick zu haben.

Bei einem Reportingsystem gilt es daher, unterschiedliche Dimensionen und Kennzahlen im Blick zu haben. Eine Auswahl dieser findet sich hier:

  • Mengen & Einsatzhäufigkeiten: Die Entwicklung der transportierten Mengen für unterschiedliche Sortimente, neben deren Einsatzhäufigkeit, kann einen ersten Eindruck über die Auslastung des Eigenfuhrparks geben. Zusätzlich bildet ein kontinuierlich hoher Anteil von durch externe Dienstleister transportierten Volumina für einzelne Teil-Sortimente bei gleichzeitig geringer Einsatzhäufigkeit im Eigenfuhrpark oft ein Indiz für eine Fehldimensionierung/-spezialisierung des Eigenfuhrparks.
  • Leistungen: Die Betrachtung von Trends und Entwicklungen erbrachter Leistungen je Kalenderwoche (zB durchschnittliche Tonnen je Einsatztag, durchschn. KM je Einsatztag, durchschn. Einsatzzeiten je Einsatztag) bietet die Möglichkeit Veränderungen frühzeitig zu erkennen und ggf. gegensteuern zu können.
  • Zukauf Leistungen: Dieser Dimension sollte besonderes Augenmerk geschenkt werden, da sich hier die grundsätzliche Strategie in Bezug auf Eigenfuhrpark / Fremdfuhrpark widerspiegeln sollte. Kaufe ich kontinuierlich eine bestimmte Anzahl an Sattelfahrzeugen zu, obwohl meine eigenen Fahrzeuge nicht ausgelastet sind? Wie viele Chauffeure kaufe ich am jeweiligen Wochentag zu, um Spitzen abzudecken?
  • Qualität: Diese Dimension bietet die Möglichkeit Probleme transparent darzustellen, die im täglichen Arbeiten nicht mehr “gelöst” werden konnten. Mögliche Kennzahlen dazu sind beispielsweise, „nicht erfüllte Aufträge“, „nicht beförderte Tonnen“, „Anzahl von Reklamationen“.

Einen Schritt weiter gehen Kennzahlen, die kaufmännische Aspekte direkt ins Reporting einfließen lassen. Durchschnittliche Kosten je Tonne oder der Deckungsbeitrag je Stopp für bestimmte Zielregionen bieten die Möglichkeit auch kaufmännische Maßnahmen wie Mindermengenzuschläge für bestimmte Zielregionen zu setzen.

Eine erhöhte Transparenz gibt Fehlerquellen oder Möglichkeiten der Optimierung preis, die anschließend in Führungsroutinen zu Maßnahmen verwandelt und konsistent weiterverfolgt werden sollten. Die Schnittstellen der Transportlogistik zu angrenzenden internen oder externen Leistungspartnern birgt viele Herausforderungen. Probleme entstehen häufig bei der Verladung, wenn Materialien nicht kommissioniert wurden oder interne Deadlines nicht eingehalten werden. Ähnliche  Probleme gibt es ebenfalls in nachgelagerten Prozessschritten, wenn spezielle Anforderung für die Entladung vorliegen oder Dienstleistungen von externen Partnern erbracht werden. Diesen Herausforderungen in vor- und nachgelagerten Prozessschritten widmen wir uns im nächsten Artikel.