„Wissen und Information [stellen] die zentralen Ressourcen der modernen Gesellschaft dar[…]“.

Peter F. Drucker, Ökonom

Mehrwert durch Datentransparenz

Daten und Informationen sind das Herzstück fast jedes Unternehmens, und somit essenziell, um Geschäftsprozesse zu verstehen und zu verbessern. Peter F. Drucker, der Begründer der Management-Theorie, wusste bereits 1969: „Wissen und Information [stellen] die zentralen Ressourcen der modernen Gesellschaft dar[…]“. In der heutigen, zunehmend digitalisierten Geschäftswelt stellt die Verwaltung dieser umfangreichen Datensätze jedoch für viele Unternehmen eine Herausforderung dar. Die Datenmengen und -strukturen sind oftmals zu groß und zu komplex für traditionelle Anwendungen zur Datenverarbeitung und -verwaltung.

Diese Herausforderung lässt sich im Sinne eines Wettbewerbsvorteils gegenüber unmittelbaren Mittbewerbern jedoch auch als Chance zur Optimierung begreifen. Eine Lösung können hierbei smarte Analyse-Tools darstellen. Durch die Nutzung und Verknüpfung bereits verfügbarer Informationen, können ua. personalisierte Dashboards und Berichte erstellt werden. Diese steigern wiederum die Produktivität und Effizienz im Unternehmen, indem sie relevante Informationen aufzeigen, die normalerweise aufwändig manuell zusammengetragen werden Beispielsweise werden Prozesse mit Automatisierungs- oder Eliminierungspotenzial erkannt, sodass auf Basis dieser Daten auch gleich entsprechende Maßnahmen gesetzt werden können.

Während Vertrieb und Finanz hier oft bereits auf jahrelanger Erfahrung aufbauen können, gewinnt das Thema auch im Einkauf und in der Supply Chain immer mehr an Bedeutung.

Was ist BI?

Business Intelligence (BI) bezeichnet Verfahren und Prozesse zur systematischen und operativen Analyse eines Unternehmens. Durch den Einsatz von BI können aus bereits vorhandenen Daten aus unterschiedlichsten Systemen, handlungsrelevante Informationen gewonnen werden.

Die aufgrund dieser Datenbasis gewonnene Transparenz ermöglicht die effektive Steuerung der gesamten Wertschöpfungskette ab Planung, über Einkauf und Produktion bis zur Distribution. Durch die Erkenntnis von Zusammenhängen können Handlungsempfehlungen abgeleitet und dadurch betriebswirtschaftlich wertvolle Rückschlüsse gezogen werden. Letztlich erkennt man Optimierungspotenziale und schafft so – nach deren Hebung – einen Mehrwert für das Unternehmen.

Was bringt BI für Ihr Unternehmen?

In der Geschäftswelt des Jahre 2020 hängt der Erfolg immer mehr von der Fähigkeit ab, die Vergangenheit zu verstehen und daraus die richtigen Schlüsse für die Zukunft zu ziehen. Gerade auch in Zeiten von COVID-19 rückt das Thema Data Analytics immer mehr in den Vordergrund. Laut einer aktuellen Umfrage des Wirtschaftsmagazins „Forbes“ investieren Unternehmen seit Ausbruch der Corona-Krise vermehrt in Analytik und BI. Die Mehrheit der Unternehmen verfolgt einen „datengestützten Ansatz“, um durch diese Krise zu navigieren und potenzielle alternative Prozesse, Strategien oder sogar Geschäftsmodelle zu identifizieren.

Speziell in Einkauf und SCM kann durch BI und Analysen ein wesentlicher Mehrwert für Unternehmen generiert werden, da  meist einen Kostenblock von mehr als der Hälfte des Umsatzes verantwortet wird und zentrale Fulfillment-Prozesse umfasst sind.  Essenzielle Voraussetzung dafür ist Transparenz im Sinne einer gesteigerten Erfassbarkeit großer und komplexer Datenmengen durch intelligente Zusammenfassung und Darstellung. Kennzahlen bzw. Methoden, welche für eine solche Analyse herangezogen werden, sind beispielsweise:

  • Eingekaufte Materialkategorien sowie deren Mengen und Volumina
  • Lieferantenperformance
  • Preisentwicklungen
  • Bestandstrends
  • Transportstrategien
  • Einkaufskanäle
  • …

Dementsprechend errechnete Kennzahlen können regelmäßig überwacht oder auch „ad hoc“ tiefergehend analysiert werden. Die gewonnene Transparenz eröffnet neue – meist objektivere –  Blickwinkel und somit Handlungsoptionen.

Wer denkt, dass BI nur für große Unternehmen relevant oder professionell umsetzbar ist liegt falsch. Als Schlüsselinstrument zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit können auch mittelständige Unternehmen ohne massive IT- und Beratungsbudgets mithilfe von BI Ihre Leistung verbessern, Ressourcen sparen und Unternehmenswert schaffen. Vor allem KMUs nutzen das Potenzial von BI noch zu wenig, wie einschlägige Medien und wissenschaftliche Publikationen belegen. Oftmals fehlt es hierbei nicht an Ressourcen, sondern viel mehr am Bewusstsein für die Wichtigkeit von BI sowie am Zugang zu hochwertigen und dennoch leistbaren Tools da jüngste Trends, Anbieter und die gesamte Marktdynamik übersehen werden.

Ist BI eine lohnende Investition?

Ausschlaggebend für eine gute Umsetzung ist eine kosteneffiziente Durchführung und die Darstellung (zumindest als Abschätzung) des zu generierenden Wertes im Sinne eines „return on investment“ (ROI).

Die Herausforderung bei der Erstellung eines „business case“ besteht darin, herzuleiten, welcher messbare Mehrwert durch die BI-Lösung realistisch ist – sowohl qualitativ als auch quantitativ. Sowohl die qualitative Einordnung von potenziellem Mehrwert (intern entsteht dieser an Prozessen, extern am Zugang zu Beschaffungsmärkten) als auch die quantitative Messung in Form von Geldeinheiten, Zeit oder Mengen bringen gute Anbieter von BI-Lösungen bereits in Form von Templates oder Benchmarks mit.

Nucleus Research, ein investigatives IT-Forschungsunternehmen, hat bereits vor einigen Jahren herausgefunden, dass im Falle einer BI-Investition, durchschnittlich mehr als das Zehnfache der investierten Summe wieder zurückfließt. Daraus lässt sich schließen, dass ein lohnender ROI erwartet werden kann.

„BI bleibt auch in den nächsten 5-10 Jahren auf der Agenda von Unternehmen und ihrer Supply-Chain-Verantwortlichen“.

Boris Blazej, Supply Chain Partners

Der Handlungsdruck für Unternehmen steigt

Der Umstand, dass sowohl Beratungs- als auch Softwareunternehmen massiv in den Bereich BI investieren, zeigt wie „heiß“ dieser Trend tatsächlich ist. Die agile Entwicklung in den Bereichen der Analyselogik (z.B. „machine learning“), der anmutenden Visualisierung sowie der immer weiteren Vereinfachung in der Anwendung (weg vom Programmieren, hin zur Verwendung wie eine normales Office-Programm) lassen erwarten, dass BI auch in den nächsten 5-10 Jahren auf der Agenda von Unternehmen und ihrer Supply-Chain-Verantwortlichen bleibt. Die Vielfalt an Daten und Geschwindigkeit ihrer Erfassung nimmt stetig zu. BI-Technologie, Datenkompetenz und Organisationsmodelle zur Realisierung eines intelligenten Einkaufs sowie einer intelligenten Lieferkette, sind daher relevanter denn je zuvor. Wenn Sie heute noch keinen derartigen Nutzen aus Ihren Daten ziehen, ist es nun an der Zeit, damit zu beginnen!

Lesen Sie im nächsten Artikel dieser Serie, wie Sie BI optimal umsetzen und was es für Fallstricke am Weg geben kann.